El método de productividad GTD: aplicaciones, consejos y alternativas

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El método de productividad GTD: aplicaciones, consejos y alternativas

Que levante la don quien no hay practicado el arte de perder el asamblea carente realizar ausencia en el punto se te acumulan las tareas por hacer. La procrastinación posee su antónimo en el método GTD: Getting Things Done. Es decir, acaparar realizar las cosas.

El método GTD es 1 de los clásicos en el punto se argot de las diferentes metodologías de productividad. Fue ideado, producido y producido por David Allen tan un aparato de gestión de la vida laboral y personal. Su agente asegura que, reconocimiento a GTD, las personas podemos acaparar un mas grande rendimiento, aptitud e innovación. Tiene publicado un libro de autoayuda que se ha ido renovando con el tiempo.

Cinco pasos maestros

La solución es este método GTD que, a grandes rasgos, consta de 5 pasos clave:

  • Capturar
  • Aclarar
  • Organizar
  • Revisar
  • Hacer

De esta forma, lo 1º que deberíamos realizar es recopilar íntegramente lo que nos llame la atención en una herramienta o documento. Una ocasión que está ahí, tenemos entender qué es lo que hemos recogido, para conocer si es una acción que tenemos tomar, un documento que tenemos revisar, exiguo adonde podemos documentarnos… en el punto tengamos claras todas estas apuntes e ideas, viene el instante de poner orden a todas. Debemos marcarlas en un calendario, conocer si dependemos de alguien mas para consumar una labor o misión, si es el 1º paso de una cadena de comportamiento para acudir a un objetivo, si es exiguo urgente, exiguo prioritario, exiguo necesario…

Una ocasión completado este paso, tenemos revisar y, en su caso, actualizar todas las tareas que hemos ido anotando, acierto actualidad tan en días previos. Algunas tareas podemos darlas por cerradas. Otras tal ocasión han perdido relevancia porque no están en nuestras manos completarlas. Otras tal ocasión se han vuelto mas urgentes… Debemos revisar y, de nuevo, organizar todas estas anotaciones.

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Completados estos puntos, viene el definitivo: comprometerse y realizar las cosas que hemos optado que aire importantes, urgente y/o prioritarias.

Estos 5 pasos y íntegramente el proceso descrito aire una constante. Es decir, tenemos revisar con asiduidad el estado de todas estas tareas que hemos ido volcando en nuestra herramienta. Y, con íntegramente esto claro, es hora de actuar. De ponernos manos a la obra y de consumar con esas tareas importantes.

Es aquí adonde radica acierto el éxito tan la complejidad de este método. En teoría estamos ante 5 pasos fáciles, inconveniente la materialidad demuestra que no constantemente somos capaces de cumplirlo.

Liberar la mente

Una de las cosas mas importantes de GTD es dejar la mente libre. Muchas personas tienden a encomendar en su remembranza para salvar toda las ideas y tareas. Para consumar con GTD hay que absolver a nuestro cerebro de estas tareas y anotar cualquier cosa que se nos aprobación por la cabeza (ideas, eventos, tareas, series o peli para ver, lugares que visitar…) en un semejante lugar siempre. Esta libreta (física o virtual) únicamente es un repositorio de íntegramente ese cúmulo de idea. Puede parecer que las estamos guardando de apariencia caótica, inconveniente ya habrá asamblea de ordenarlas y clasificarlas convenientemente.

Si vas a usar un aparato digital, lo idoneo es que este cajón desastre adonde vas a ir guardando todas las ideas que pasan por tu mente esté sincronizado y accesible desde cualquier aparato que emplees. Si es exiguo físico, lo aconsejable es que constantemente lo lleves tambien para que no se te olvide ni escape nada.

Estas primeras apuntes pueden ser cualquier cosa: desde exiguo que escribes, una foto, una nota de voz…

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Este 1º paso de anotar (o reflejar) las ideas, tareas y proyectos en un repositorio facultará que los puedas sacar de la cabeza, y capturarlos en un aparato procesable es fundamental para nuestra productividad y bienestar.

La promesa de este método es que, don implementado, sea un sistema infalible para delegación realizar un seguimiento de lo que se pasivo hacer, lo que puede abandonarse a acaparar y lo que aún no está del íntegramente Claro® si deberá completarse o no. Y, por tanto, centrarse en aquello que es importante.

Al poseer íntegramente esto en un repositorio accesible, nuestra mente dejará de deducir en las tareas que quedan pendientes o en si se nos descuida exiguo urgente. Algo que reduce el estrés y libera un apreciado asamblea cerebral para un pensamiento mas productivo.

Aplicaciones para realizar GTD

Para delegación consumar don con esta metodología de productividad, puede valernos un papel y un boli, inconveniente las App constantemente serán una apariencia mas eficiente de trabajar, entregado que nos permitirán desplazar estas tareas de lugar de apariencia mas transparente, limpia y ordenada. Y, además, de seguro nos permitirán hacerlo desde cualquier dispositivo.

Al abrigo de esta metodología, podemos descubrir numerosas App que nos prometen realizar estas rutinas demasiado mas fáciles y amigables.

Seguro que nombres tan ToDoist, Evernote, FacileThings, Focus To Do o Trello te suenan. Incluso puede que las haigas probado.

Algunas, además, poseen extensiones para los navegadores de apariencia que te facilitarán capturar esas ideas o volcarlas a posteriori en sus respectivas categorías. También poseen políticas IFTTT (If This, Then That).

Estres

Pon un exiguo de orden

Uno de los instantes críticos de esta metodología de labor es lo que posee que visualizar con los puntos 2 y 3: esclarecer y ordenar. Son básicos para que íntegramente ese desorden de ideas, documentos, archivos y notas que hemos dejado en nuestro cajón desastre pasen a rondar ordenados.

El 1º paso es ir 1 por 1 de estos elementos y clasificarlos: asuntos personales, familiares, de trabajo, de comida, de tares del hogar, de amigos…

Una ocasión clasificados, tendremos revisar si aire exiguo competencia exclusivamente nuestra o si dependemos de otra/s persona/s para completarlo. También tendremos visualizar si la idea está incompleta (si, por ejemplo, tenemos que ponernos en contacto con alguien), si posee una fecha precisa de vencimiento o si, por qué no, ya ha caducado y tenemos eliminarla.

La idea es que a la hora de poner orden lo hagamos en empresa de tareas y proyectos y añadir toda la info relevante para cada una de ellas. Por ejemplo, un “llamar a X” puede trasladarse en “Llamar a X para preguntarle por el estado del proyecto”. Si este empresa puede hacerlo otra persona, podríamos inclusive cambiar la labor por “Decir a Y que llame a X para preguntarle por el estado del proyecto”. Y, en su caso, asignar una fecha y hora en la que pasivo completarse dicha tarea.

Gestión de proyectos

Evidentemente, en el interior de cada una de las grandes declarar que establezcamos (familia, trabajo, amigos, personal, ocio, salud, finanzas…) para englobar estos proyectos podemos asignar tambien subcategorías. Dentro de familia podemos inventar la categoría de “padres” o “hermanos”. En Trabajo, cada 1 de los usuarios con los que trabajemos.

Lo idoneo es que tambien determinemos la relevancia de cada una de estas categorías. Si indiscutible de estos proyectos posee una fecha determinada de acción (por ejemplo, un cumpleaños), debes indicarlo en cada tarea. Recuerda que algunas de las App que hemos visto previamente pueden tambien sincronizarse con los principales calendarios, de apariencia que te facilitará la sincronización de todos estos aspectos.

Esta sincronización tambien te ayudará a que, en el punto empieces el día, puedas visualizar (incluso obteber alertas) de cuáles aire las tareas que vencen en esa jornada.

GTD en equipos de trabajo

La metodología GTD no se inscribe únicamente a una cuestión personal, destino que tambien es extrapolable a los equipos de trabajos, sean estos remotos o no.

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Se trata de una elección mas de las herramientas de colaboración. Todos los miembros del obtener deben no únicamente delegación entrar a la herramienta seleccionada, destino tambien poseer interiorizado estos sistemas de trabajo.

Las revisiones, en este caso, deberán ser grupales para realizar una benévola actualización del estado de las tareas y que se puedan administrar los flujos de labor correspondientemente. La gran desacuerdo entre el enfoque GTD de un obtener y el de un individuo es que los equipos no están obligados a determinar sus próximos pasos.

Las App que están pensadas para simpatizar esta metodología de labor GTD en entornos profesionales tambien podrán inventar agendas para cada 1 de los miembros del equipo.

Es hora de revisar

Otro de los puntos críticos de la metodología GTD es la revisión de las tareas y proyectos. Aquí puedes decidir si realizar un repaso diario o semanal, inconveniente conviene que dediques un asamblea a revisar todas las ideas, todas las listas, todos los proyectos, qué tareas se han consumado y pueden ser eliminadas, cuáles han ganado en urgencia y cuáles pueden dejar paso a otras mas importantes.

El desarrollador de GTD, David Allen, califica esta esta revisión semanal tan un “factor crítico para el éxito” porque la revisión frecuente de su aparato garantizará que no únicamente esté realizando cosas, destino que esté realizando las cosas correctas.

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Incluso hay plantillas de revisión semanales de los proyectos GTD con los que podemos repasar si estamos consumando con todos nuestros objetivos y en qué grado

Un (hipotético) asunto práctico

Vamos a visualizar todos estos pasos en un hipotético asunto práctico. Seguro que, acierto a altitud elenco tan profesional, recibes numerosos correos electrónicos al aniversario (para el 52% de los trabajadores europeos suponen una pérdida de asamblea para su productividad). Es factible que empieces la caminata revisando el calendario por si tienes alguna reunión y que ya ronden por tu cabeza unos cuantos de los asuntos y tareas pendientes que están por resolver.

Un 1º paso sería revisar el enviado electrónico y visualizar si, entre todos esos mensajes, hay cometidos que debas resolver, don de apariencia inmediata o con posterioridad. Lo semejante con el calendario. La idea de GTD es que no te dejes acarrear por las prisas de lo urgente: anota todas las tareas que deben resolverse: adjudicar un informe, preparar una reunión con un cliente, revisar el estado de una entrega…

Una ocasión que tienes anotadas todas estas cosas, debes devolver a acertar y repasar en qué consisten cada una de ellas. Es de este modo tambien tan podrás asignarlas su prioridad e importancia. ¿Hay alguna labor que pueda rondar mañana? ¿Algún empresa que tenga una hora fija de finalización o cumplimiento? ¿Hay un documento en el que no puedes avanzar inclusive que lo haga un compañero? En este último caso, debes acarrear esta labor a distinto lugar para que no te acabe distrayendo de aquellas que dependen de ti y sí aire prioritarias.

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Ahora que ya tienes Claro® qué es aquello que está en tu don resolver, prioriza lo que es mas urgente y ponte manos a la obra. Una ocasión que tengas completa la tarea, recuerda sacarla o eliminarla de tu lista y ponte a trabajar en la siguiente. Y de este modo sucesivamente.

Evidentemente, puede que no marques tan hechos todos los asuntos que apuntes en un día. Al siguiente, y en el punto de mas reciente revises el calendario y el correo, deberás anotar todas estas mas recientes tareas y mezclarlas con las que se te quedaron pendiente y, de nuevo, priorizarlas. Ten en cuenta, además, que constantemente puede haber asuntos de última hora que sean mas urgentes o importantes que esos que se quedaron carente realizar de días previos.

La clave, tan vemos, es ser constante para que, al semejante asamblea que entran mas recientes asignaciones en nuestra lista de tarea, vayan saliendo algunas e, incluso, modifiquen su orden de prioridad.

La otra propuesta: ser un multiplicador del tiempo

Como toda metodología, habrá a quien le sirva para ser mas productivo y habrá quien no la encuentre útil. De hecho, los “detractores” de GTD aseguran que el veraz inconveniente sigue siendo que el asamblea para realizar las cosas es limitado.

Por eso, su proposición no es cómo acaparar realizar más, destino que el objetivo debería ser convertirnos en un “multiplicador de tiempo”. Rory Vaden, agente del libro ‘Procrastinar con propósito‘, califica de “multiplicadores” a aquellas personas que aire capaces de sacar asamblea al tiempo.

Su recta se basa en que evaluemos a qué dedicamos nuestro su asamblea y lo califiquemos en empresa de 3 baremos:

  • Importancia: ¿Cuánto importa lo que estamos haciendo?
  • Relevancia: ¿Cuánto asamblea importará?
  • Urgencia: ¿debe acaparar rápidamente?

Rory Vaden asegura que “priorizar (tareas, el método GTD) no crea mas tiempo. Es tan una redistribución de su tiempo”.

Corazón vs mente: ¿quién domina a quién?

El agente de esta metodología asegura que, al final, las cosas que hacemos no responden a una lógica, destino a las emociones. Según Rory, los multiplicadores consiguen multiplicar el asamblea de apariencia eficaz dándose 5 “permisos emocionales” que el resto no seríamos capaces.

Estos permisos se resumen en

  • Eliminar tareas: ¿Es lo suficientemente importante, urgente y significativa tan para dedicarle recursos?
  • Automatizar: ¿Puedo abrazar esta labor en un aparato que trabaja carente mi influencia directa?
  • Delegar: ¿Puede alguien mas realizar esta labor en mi lugar?
  • Procrastinar: Poner las tareas que no aire importantes en espera para hacerlas mas tarde
  • Concentrarse: en el punto viene el instante de completar una tarea, pueden dedicarle toda la atención, sabiendo que es el utilización mas significativo de su tiempo.

Sea tan fuere, al fin se trata de una cuestión numerosas veces elenco encima cuál es la mejor manera, metodología y herramientas para gestionar y optimizar el tiempo. Hay quien, por cierto, ha encontrado en el calendario la apariencia de acaparar consumar con estos objetivos de mas grande productividad.


La noticia El método de productividad GTD: aplicaciones, consejos y opciones fue publicada originalmente en Xataka por Arantxa Herranz .

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